会议是议事、沟通交流、优化决策的重要形式之一，办公室的一项重要职责就是做好会务工作，办公室工作人员需要具备高度负责的工作责任感和使命感，始终保持严谨求实的工作作风，不断强化服务意识，积极抓好会前会后各个环节，确保各项会议顺利召开。

确定会议对象。在拟定参会对象时要紧扣会议主题，邀请工作直接相关或承担具体任务的人员和部门参会，根据会议重要程度确定是否由主要领导参加，有效减少“陪会”负担。如，市政府常务会议研究后，将议题提交市委常委会会议审议时，一般只邀请主要相关部门参会，其他已征求意见的部门不再邀请参会。

制定会议议程。依照以往经验和领导的最新要求，着重对会务各项工作任务，如确定会议名称和时间、协调会议室、确定参会范围、预估参会人数、草拟会议通知、会场布置等进行详细的工作任务分解，完善会议方案。在制定会议议程的过程中，应综合考虑会议议程安排的科学性、合理性，以及与会议主题的契合度。要统筹考虑致辞、签约、颁奖和发言等环节，力求做到衔接有序。在此基础上，适时增加突显会议主题的议程，可以起到画龙点睛的作用。

把牢会议材料。会议材料是会议的重要内容，也是筹备会议的重要组成部分，要对会议材料严格审核把关。会前将需要的会议材料按照规定顺序摆放，做到在桌面上摆放的位置统一、规范、对齐。如，为督促推动工作落实的会议要少谈成绩多谈问题，为研究解决具体事项的会议要不讲套话多讲对策。同时，还要严格按照发言时间限定会议材料字数，确保会议紧凑、高效。

会议一定要做到统领全局、细致入微、有条不紊、精益求精，确保万无一失，最忌讳丢三落四，手忙脚乱，没有重点，没有逻辑。